Todos tenemos muy claro, por ser un concepto de dilatado uso cotidiano en la empresa, lo que es la gestión del tiempo. 

Sin embargo, deberíamos tener igual de claro que puede que estemos equivocando la percepción ya que lo que gestionamos no es el tiempo sino las acciones, las actividades o las tareas que realizamos sobre ese tiempo y sin que nada de lo que hagamos afecte al tiempo en sí. 

Curiosamente nos encontramos manejando un proceso racional desde una vertiente emocional, lo que suele cortocircuitarnos y conduce a un escenario confuso y con importantes derivadas a nivel profesional y organizacional, como es el hecho de utilizar de forma recurrente el tiempo como excusa cuando no hemos sido capaces de acabar una tarea, de llegar a un objetivo o de poner en funcionamiento una acción o actividad a la que nos habíamos comprometido. 

El acuñado de frases sobre el tiempo no es fácil de enumerar por su volumen, apelando todas a él como culpable único de nuestro incumplimiento funcional y con el trasfondo de querer camuflar una clara falta de responsabilidad propia. 

Quejas del estilo «no he tenido tiempo suficiente para hacerlo», «necesitaba más tiempo y no me lo dieron» o también «es un problema que siempre tengamos tan poco tiempo para hacer las cosas», se han convertido en analgésicos del incumplimiento y lamentablemente los hemos internalizado, pasando a formar parte de nuestro piloto automático.

Porque desde el momento en que referenciamos algo inaccesible e invariable como causa de nuestro tropiezo, estamos queriendo eludir la responsabilidad de cumplir con nuestro trabajo.

Sabemos que el carácter inalterable del tiempo viene definido por su velocidad, que al menos en la Tierra, es de 60 minutos/hora. Aún así, fijaos que siendo orgánicamente conscientes de ello, preferimos atentar contra una evidencia física antes que reconocer la responsabilidad propia del error, consecuencia de una mala gestión de tarea.

En relación a ello, existe una ley muy conocida en el ámbito empresarial, la Ley de Parkinson, que explica el problema que tenemos a la hora de gestionar tareas y que realmente, más que con el tiempo tiene que ver con el espacio que él mismo nos dibuja. La ley de Parkinson dice que una tarea se alargará en el tiempo que dispongamos para hacerla, es decir, que cuanto más tiempo tengamos, más se alargará la misma has conseguir llenarlo.

Hagámoslo gráfico con un ejemplo.

Si el lunes a las 9.00 de la mañana me encomiendan la tarea de hacer una presentación que debo entregar el miércoles por la mañana a las 10.00, asumo de base que tengo dos días hábiles para hacerla. Imaginemos ahora que el martes a primera hora recibo un mail notificándome que el día de entrega ha cambiado al viernes a la misma hora, lo que amplía mi plazo de entrega en 2 días, que en plazo efectivo son 3 ya que me queda el martes entero para dedicarle. 

Pues este es el momento crítico donde aparece Parkinson, cuando de pronto me llueven del cielo dos días más para poder hacer la presentación.

En este punto, si mi planificación fue correcta, al recibir el mail debería tener media presentación hecha ya que al tener dos días hice un reparto del 50% por día. Reflexionemos sobre lo que implica tener dos días más, ya que tenemos entre manos dos variables distintas: tarea y tiempo. Y reflexionemos desde una pregunta esencial: ¿qué me impide acabar la tarea hoy martes aunque tenga dos días más hasta la fecha de entrega?

O dicho de otra manera que quizás nos sea más familiar, ¿por qué tengo que acabar hoy la presentación si no tengo que entregarla hasta el viernes?

¿Percibimos que no estamos hablando de lo mismo, que son dos preguntas que se refieren a diferentes escenarios funcionales?

En primer lugar, y aquí me gustaría que me dejaseis en comentarios vuestro punto de vista, ¿qué pensáis que es aquí lo importante, tener la tarea acabada o tener más tiempo para acabarla? Es decir, ¿le doy más importancia a que tengo más días y por ello no tengo por qué terminarla hoy o le doy más valor a acabarla hoy en primer plazo y cerrarla?

Aquí aparece un hecho clave que nos ayudará a percibir cuál es el camino conveniente y es lo finito del plazo de tiempo, es decir, nos han dado día y hora como final de plazo, las 10 de la mañana del viernes. Pensemos que si acabo la tarea hoy martes, me es indiferente si tengo que entregarla el viernes a las 10.00 o si vuelven a ampliarse el plazo.

Sin embargo, imaginad que os aliáis con Parkinson y decidís ir acabando la presentación estos días, que llegáis al jueves con un 75% de la tarea hecha y, de pronto, os llega un mail a primera hora del día asignándoos una tarea urgente, que en gestión del tiempo se denomina como «la roca», y que hay que acometer sí o sí como primera del día, con independencia casi total de lo que relate tu agenda.

Navegando en este escenario me viene una pregunta casi del mismo peso que «la roca». ¿Y si consecuencia de ésta te quedas sin tiempo ese jueves para acometer el 25% restante de la presentación? ¿Vas a tirar de excusas basadas en el tiempo como las anteriormente citadas? ¿Vas a culpar al tiempo que te ha hecho perder «la roca»? 

Pienso que por mucho que busquéis, es posible y muy probable que no encontréis argumento válido, ya que los seguidores de la Ley de Parkinson suelen caer en su propia trampa y no tienen escapatoria posible.

Es muy posible que tu jueves acabe convertido en un generador de ansiedad que te impida acabar una de las dos tareas, ambas con carga de urgencia y sin margen de acción, o que incluso no acabes ninguna de las dos ya que estos escenarios suelen conducir a otro enemigo extraordinario de la productividad: la multitarea.

Dejadme aportar un comentario sobre ella: según estudios, la multitarea no es neurológicamente viable ya que el cerebro sólo es capaz de hacer una tarea a la vez. Lo que sucede es que cambiamos tan rápido de una a otra que tenemos la sensación de que hacemos dos cosas a la vez. Una vez más tenemos ante nosotros un sesgo cognitivo, otra falacia de nuestro piloto automático que rebaja nuestra capacidad de actuación y rendimiento.

Por ello, como casi todo en nuestro contexto profesional, al menos el que depende directamente de nosotros, hay que hacer acopio de responsabilidad o exponernos a las consecuencias con la excusa y la queja como único soporte. Poca duda cabe que si somos rigurosos con la planificación de nuestras tareas en el tiempo asignado para ellas, difícilmente seremos esclavos de Parkinson ya que la responsabilidad en esa toma decisiones es exclusivamente nuestra.

Y aquí aparece otro concepto directamente relacionado con la Ley de Parkinson como es la procrastinación, el acto de posponer lo que sé que tengo que hacer para hacer algo menos relevante, menos complicado e incluso menos tedioso. Sabemos que el cerebro humano es amigo personal del acomodamiento, por ello no dejará de buscar vías de escape que le conduzcan a una situación más cómoda que la actual. No perdamos de vista que el enemigo de la procrastinación es la voluntad de hacer y la planificación es la guía que la acompaña. Y siempre anticipado por la adquisición de conciencia sobre la necesidad de ser diligentes en esa gestión de tareas.

Un último apunte para terminar con esta primera reflexión sobre este tema tan relevante. Si decido procrastinar, cuanto más me acerque a la fecha de entrega sin haber acabado, más voy balanceando la categoría de la tarea de lo importante que era en su origen a lo urgente al extremo en que se ha convertido.

Y hago este apunte porque el balance entre lo urgente y lo importante, que seguro os suena, es lo que se conoce como el cuadro de Eisenhower.

Aunque ese, es tema para el siguiente escrito.